Bukan Sekadar Magang: Ketika Aku Jadi Penghubung Warga dan Pemerintah di Dispendukcapil Surabaya
Mahasiswa magang di kantor pemerintahan — kedengarannya membosankan. Tapi yang terjadi di lapangan selama berbulan-bulan itu jauh dari kata biasa.
[Source : Dokumentasi Pribadi / Kegiatan MBKM-A 2022 Kecamatan Krembangan]
Ada satu momen yang sampai sekarang masih aku ingat dengan jelas. Seorang ibu paruh baya datang ke loket sambil menenteng map plastik merah yang isinya campuran berbagai dokumen — ada yang sudah lecek, ada yang fotokopinya kabur, ada yang tertukar dengan berkas anggota keluarga lain. Wajahnya bingung, matanya sedikit cemas, dan dia nggak yakin harus ngomong apa duluan. Itu hari pertama aku berdiri di depan loket Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, alias Dispendukcapil Surabaya, sebagai peserta program MBKM-A (Merdeka Belajar Kampus Merdeka – Administrasi Kependudukan). Dan di momen itu, aku langsung sadar — ini bukan magang biasa yang cuma duduk sambil ngopi dan mindahin file. Di sini, warga beneran butuh bantuan, dan aku beneran harus bisa bantu.
Apa itu MBKM-A dan Kenapa Aku Pilih Program Ini?
Sebelum masuk ke cerita lapangannya, aku mau jelasin dulu soal program ini — karena banyak yang belum tau, termasuk aku sendiri waktu pertama denger namanya.
MBKM-A adalah singkatan dari Merdeka Belajar Kampus Merdeka – Administrasi Kependudukan, sebuah program pembelajaran di luar kampus berbentuk magang dan proyek lapangan yang dilakukan langsung bersama pemerintah daerah. Fokus utamanya bukan semua bidang, tapi khusus di sektor pelayanan administrasi kependudukan (adminduk) — mulai dari KTP elektronik, Kartu Keluarga, akta kelahiran, akta kematian, pindah datang/keluar, sampai perubahan data kependudukan. Program ini adalah hasil kerja sama antara perguruan tinggi dan Dispendukcapil, sehingga seluruh jam kerja dan output kegiatan di lapangan bisa dikonversi langsung menjadi nilai akademik atau SKS — hingga 20 SKS kalau penuh satu semester. Jadi aku nggak perlu khawatir tertinggal mata kuliah di kampus. Yang bikin aku makin mantap milih program ini, ada satu kalimat dari penjelasan programnya yang nggak bisa aku lupain: "mahasiswa bukan hanya membantu kantor, tetapi ikut menyelesaikan masalah pelayanan masyarakat secara nyata." Dan ternyata, itu bukan lebay. Itu beneran terjadi.
Hari Ketika Pembekalan — Aku Lebih Bebas Dalam Melakukan Banyak Hal
MBKM - A Dispendukcapil Surabaya adalah awal dari kegiatanku diluar kampus, meskipun sebelumnya mengikuti kegiatan diluar kampus, itu hanya pendampingan dengan dosen saja dan hanya melakukan penelitian dan pengabdian ke masyarakat. Pertama kali mencoba dan masuk sebagai satu-satunya mahasiswa Sastra Jepang dari universitas 17 Agustus 1945 Surabaya.
Meskipun aku merasa sendirian saat hari H pembekalan, aku mulai mencoba bersosialisasi dengan banyak mahasiswa dari kampus lain untuk mendapatkan banyak relasi, dan juga mendapatkan informasi. Waktu pembekalan dilakukan dipagi hari tepatnya di Balai Kota kota Surabaya. Pada kegiatan pembekalan tersebut walikota surabaya turut hadir dalam menyambut mahasiswa dari seluruh kampus yang ada di surabaya.
Kadispendukcapil Surabaya Agus Imam Sonhaji menjelaskan bahwa, kegiatan magang mahasiswa ini dibagi menjadi 2 yakni MSIB diikuti 278 dari 41 kampus di Indonesia serta MBKM-A yang diikuti 186 mahasiswa dari 11 kampus di Surabaya. Sementara itu, Camat Tegalsari Buyung menyampaikan bahwa sangat mengapresiasi kegiatan magang yang terjun langsung ke masyarakat. “Sehingga mahasiswa magang bisa tahu situasi kondisi yang ada di masyarakat. Harapannya dengan turun ke masyarakat dengan bekal keilmuannya mahasiswa menyambungkan informasi dan memberi solusi ke masyarakat”, pungkas Buyung. (arw)
Hari Pertama Masuk Kantor — Ternyata Nggak Seseram Bayanganku
Waktu pertama kali datang ke Dispendukcapil Surabaya untuk briefing awal, jujur aku sempet grogi. Bayangan aku soal kantor pemerintahan tuh penuh dengan meja-meja besar, pegawai yang serius, dan suasana kaku yang bikin nggak nyaman. Tapi ternyata, begitu masuk dan kenalan sama tim pembimbing dan staf yang ada, suasananya jauh lebih cair dari yang aku kira. Kami disambut, dikasih orientasi penuh soal alur kerja, diperkenalkan sama sistem yang dipakai, dan langsung dibagi ke beberapa bagian sesuai kebutuhan. Di sesi briefing pertama itu, kami dikasih gambaran lengkap soal apa yang bakal kami lakukan — dari pelayanan loket front office, verifikasi dokumen, pendataan, sampai program lapangan langsung ke kelurahan dan RT/RW. Rutinitas hariannya juga langsung dijelasin: 07.30 briefing pagi, 08.00 mulai tugas masing-masing, 13.00 setelah ishoma lanjut ke pendampingan lapangan atau sosialisasi, dan 15.00 ke atas nulis laporan harian sebelum pulang. Aku dengerin semua itu sambil dalam hati cuma bisa mikir satu hal — ini bakal beda dari semua yang pernah aku lakuin di kampus.
Di Balik Loket — Saat Aku Jadi Wajah Pertama yang Warga Temui
Salah satu bagian yang paling aku rasain langsung efeknya adalah bertugas di pelayanan front office. Di sini, tugasku adalah menerima dan mengarahkan warga yang datang, menjelaskan alur pengurusan dokumen, membantu pengecekan kelengkapan berkas sebelum masuk ke antrian resmi, dan sesekali membantu warga menggunakan layanan digital kalau mereka belum familiar. Kedengarannya simpel — tapi di lapangan, tiap warga punya kondisi yang berbeda-beda. Ada yang datang sudah siap dengan semua dokumen lengkap dan tinggal diarahkan. Ada yang datang dengan dokumen setengah-setengah dan harus dibantu cari tahu apa yang kurang. Ada juga yang datang dengan masalah yang lebih kompleks — misalnya nama di KTP tidak sesuai dengan akta lahir, atau ada anggota keluarga yang sudah meninggal tapi datanya belum diperbarui. Dari semua interaksi itu, satu skill yang paling banyak aku pakai bukan soal pengetahuan administrasi — tapi kemampuan berkomunikasi dengan sabar dan jelas tanpa bikin orang merasa diremehkan. Itu pelajaran yang nggak ada di mata kuliah manapun yang pernah aku ambil.
Verifikasi Dokumen — Pekerjaan yang Terlihat Sepele tapi Nggak Boleh Salah Sedikit Pun
Selain tugas di loket, aku juga sering ditempatkan di bagian verifikasi dan pendataan dokumen — dan ini bagian yang diam-diam paling mengajarkan aku soal ketelitian. Tugasnya secara kasar adalah memeriksa kesesuaian data, membantu validasi dokumen pendukung, mencatat permohonan layanan, membantu input data sesuai SOP, dan memastikan nggak ada berkas yang kurang sebelum diproses lebih lanjut. Dokumen yang sering aku tangani mulai dari KTP-el, KK, akta kelahiran, akta kematian, perubahan biodata, pindah datang, sampai pindah keluar. Kelihatannya rutinitas banget — tapi ada satu kasus yang bikin aku sadar betapa seriusnya pekerjaan ini. Pernah ada permohonan di mana nama depan di KK dan di akta kelahiran beda satu huruf — dan kalau itu lolos tanpa diverifikasi, bisa menghambat proses administrasi warga itu untuk jangka panjang. Dari momen itu aku ngerti: satu kesalahan kecil di sini bisa berdampak besar di luar sana. Dan itu bikin aku makin serius tiap kali pegang berkas apapun.
KALIMASADA — Ketika Aku Turun Langsung ke Kelurahan dan RT/RW
Nah, ini bagian yang paling berkesan dan paling berbeda dari semua yang aku bayangkan sebelumnya. Ada program bernama KALIMASADA — Kawasan Lingkungan Masyarakat Sadar Administrasi Kependudukan — yang jadi salah satu kegiatan paling khas dari MBKM-A di Surabaya ini. Dalam program ini, kami turun langsung ke RT/RW dan kelurahan untuk mendata warga yang belum tertib administrasi, membantu mereka mengurus dokumen yang belum selesai, sekaligus jadi penghubung antara warga dan pihak Dispendukcapil. Di sinilah aku merasakan gap yang sesungguhnya — antara sistem layanan yang sudah ada di kantor, dengan kondisi nyata di lapangan. Ada warga yang belum punya akta kelahiran, bukan karena males ngurusin, tapi karena mereka nggak tau prosedurnya dan nggak ada yang pernah ngasih tau. Ada anak yang belum masuk KK karena orang tuanya pikir nanti-nanti saja. Ada juga kepala keluarga yang terbata-bata menjelaskan situasinya karena takut salah ngomong di hadapan "orang pemerintah." Dan tugas aku di situlah — bukan sebagai petugas yang ngasih perintah, tapi sebagai teman yang membantu mereka menavigasi sistem yang terasa rumit itu.
Sosialisasi Layanan Digital — Ngajarin Warga Bahwa Antri Manual Bukan Satu-satunya Cara
[Source : Dokumentasi Pribadi / Kegiatan MBKM-A 2022 Kecamatan Krembangan]
Satu Hari Kerja Penuh — Dari Briefing Pagi sampai Laporan Sore
Biar kalian punya gambaran nyata gimana satu hari kerja itu berlangsung, aku mau ceritain langsung. Pagi hari, kami mulai dengan briefing pukul 07.30 — review tugas hari ini, update dari supervisior, dan pembagian penempatan. Jam 08.00 sampai 10.00, fokus di pelayanan warga yang datang pagi, biasanya ini waktu paling ramai karena banyak warga yang datang awal biar nggak antri lama. Lanjut 10.00 sampai 12.00, pindah ke bagian verifikasi data atau input administrasi — bagian yang lebih tenang tapi minta konsentrasi penuh. Setelah ishoma, dari 13.00 sampai 15.00, giliran pendampingan lapangan — entah itu ke kelurahan untuk KALIMASADA, atau sosialisasi layanan digital di lingkungan sekitar. Dan terakhir, 15.00 sampai 16.00, kami kembali ke kantor untuk nulis laporan harian dan evaluasi kegiatan. Jam 16.00 baru pulang — tapi jujur, banyak hari di mana aku masih mikirin kasus warga yang belum kelar di perjalanan pulang. Bukan stres yang menyiksa, tapi semacam kepedulian yang nggak bisa sepenuhnya dimatiin begitu jam kerja berakhir.
Nulis Laporan — Ternyata Ini Juga Bagian yang Paling Mengasah Cara Pikirku
Kalau ada satu hal yang aku nggak sangka bakal sepenting ini, itu adalah bagian penyusunan laporan harian dan evaluasi. Karena ini program akademik, kami nggak hanya bekerja — kami juga harus mendokumentasikan, menganalisis, dan memberi rekomendasi atas apa yang kami temukan di lapangan. Mulai dari laporan harian yang mencatat semua kegiatan hari itu, sampai analisis masalah pelayanan yang kami temui — misalnya kenapa antrian selalu menumpuk di jam-jam tertentu, atau kenapa ada warga yang datang berulang kali karena berkas terus dinyatakan kurang. Kami bahkan diharapkan untuk ikut mengkritisi dan memberi saran perbaikan alur pelayanan publik. Dan ini yang bikin MBKM-A beda dari magang biasa — kami bukan sekadar "tenaga bantu", tapi peserta yang diharapkan berpikir kritis tentang sistem yang ada dan berani usulkan perubahan. Dari proses nulis laporan inilah aku belajar melihat permasalahan publik bukan dari sudut pandang keluhan, tapi dari perspektif solusi yang sistematis.
Yang Aku Bawa Pulang — Pelajaran yang Nggak Akan Ditemukan di Ruang Kuliah
[Source : Dokumentasi Pribadi / Kegiatan MBKM-A 2022 Kecamatan Krembangan]
Di akhir program, ada satu hal yang terus aku renungkan. Sebelum ikut MBKM-A, aku pikir administrasi kependudukan itu urusan teknis yang agak membosankan — sekadar ngisi form, stempel-stempel, dan simpan berkas. Tapi setelah berbulan-bulan terjun langsung, aku sadar bahwa di balik setiap dokumen yang diproses, ada hidup seseorang yang terpengaruh. Akta kelahiran yang tertunda bisa bikin anak nggak bisa daftar sekolah. KK yang belum diperbarui bisa memblokir akses seseorang ke program bantuan sosial. Data kependudukan yang nggak akurat bisa punya efek domino yang jauh lebih besar dari yang kita kira. Dan mahasiswa seperti aku — yang hadir bukan sebagai pejabat, bukan sebagai petugas formal, tapi sebagai seseorang yang mau dengerin dan bantu — kadang justru jadi jembatan yang paling mudah dilalui warga untuk sampai ke pelayanan yang mereka butuhkan. Kalau kalian punya kesempatan ikut program seperti ini, ambil. Jangan tanya dulu ini berguna buat CV atau enggak — tanya dulu apakah kamu siap belajar dengan cara yang nggak akan pernah diajarkan di bangku kuliah manapun.
Penasaran soal detail program MBKM-A atau mau tanya-tanya soal pengalaman di Dispendukcapil? Bisa langsung DM aku di Instagram @abroag_ — dengan senang hati aku ceritain lebih banyak!
